09:26 AM 01-07-2017- 09:26 AM 01-07-2017 - Lượt xem: 877
Những mách nước đơn giản này sẽ cho phép bạn quản lý thời gian tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn.
Bạn của tôi đã từng tham dự hội thảo cùng với các chuyên gia làm việc năng suất, nhưng cậu ấy cảm thấy không phù hợp để áp dụng vào thực tế cuộc sống của mình.
Bản thân tôi cũng từng có thời gian khó khăn khi mất có khi đến 20 tiếng để hoàn tất mọi công việc. Bạn tôi đã hỏi về phương pháp của tôi và đã nhanh chóng thấy rằng chúng quá đơn giản nên không được các chuyên gia nhắc đến.
Hoàn tất mọi việc trong thời gian ngắn hơn nhờ vào 3 bước sau:
1. Lập lịch trình công việc
Không phải chỉ đơn giản là lập kế hoạch, bạn phải lên lịch xem mình sẽ làm những việc gì và mình làm chúng khi nào. Khi đã sắp xếp công việc, bạn nhất định phải thực hiện. Hãy tưởng tượng đó là cuộc hẹn với chính bạn và người gặp là khách hàng quan trọng nhất. Bạn không thể không đến gặp khách vậy nên công việc đó bạn nhất định phải làm.
Thông thường chúng ta lên lịch trình với suy nghĩ về những gì chúng ta muốn thực hiện chứ không phải những thứ chúng ta cần thực hiện. Điều đó sẽ khiến tâm trí chúng ta xem các công việc ấy chỉ là tự chọn chứ không phải bắt buộc. Hãy chuyển sang suy nghĩ rằng những việc đó mình bắt buộc phải làm, bạn sẽ hoàn thành chúng tốt hơn.
2. Tối ưu một cách hiệu quả
Tối ưu tức là chúng ta thực hiện công việc tốt nhất trong thời gian ngắn nhất. Đầu tiên, bạn cần biết công việc này sẽ kéo dài trong thời gian bao lâu. Tiếp theo, bạn cần xác định xem nếu giảm thời gian làm việc đó xuống thì có ảnh hưởng đến chất lượng không.
Mike, một đồng nghiệp của tôi đang phải vật lộn với nhiều việc: “Tôi không có đủ thời gian để làm việc cá nhân với tất cả mọi người”.
Chúng ta cùng làm một phép toán. Một chuyến thăm khách hàng của Mike trung bình là 1 giờ. Tôi hỏi rằng liệu anh có thể làm hiệu quả trong 45 phút. Anh ta nói rằng có thể. Còn 40 phút thì sao? Mike vẫn có thể làm được. Vậy liệu còn 35 phút vẫn được chứ? Mike cảm thấy thời gian chưa đủ. Vậy là chúng tôi quyết định mỗi cuộc gặp là 40 phút và Mike đã có 80 phút rảnh rỗi mỗi ngày.
Sắp xếp lịch trình thôi chưa đủ, bạn cần biết chính xác về thời gian cần để thực hiện công việc. Nhớ theo dõi xem một hoạt động cần bao nhiêu thời gian và thu hẹp thời gian lại thì có ảnh hưởng gì đến chất lượng hay không.
3. Luôn tập trung
Kẻ thù lớn nhất của hiệu suất làm việc là mất tập trung. Khả năng hoàn toàn tập trung có lẽ là điều không thể trong thế giới này. Bạn có thể sắp xếp lịch trình tối ưu nhất nhưng vẫn thất bại bởi vì tâm trí bị những cuộc gọi và email kéo đi đâu mất. Hãy tập trung vào hiện tại để nâng cao hiệu suất.
Dưới đây là 2 thủ thuật có thể bạn đã từng nghe nhiều lần nhưng chưa thực hiện được:
- Đầu tiên, loại bỏ bất cứ thứ gì không liên quan đến công việc. Nếu điện thoại, internet không cần thiết cho việc hoàn thành công việc, hãy tắt chúng đi.
- Thứ hai, bạn có thể chia thành các khoảng tập trung ngắn thành 10-15 phút mỗi lần, sử dụng Pomodoro để nhắc nhở mình tập trung vào làm việc.
Hiệu suất cá nhân chẳng cần đến các chuyên gia. Nó chỉ yêu cầu bạn tập trung vào những điều bạn nên làm, thời gian bạn cần làm mà không cần có lý do.
Mai Lâm
Entrepreneur
Facebook
